每天早上又做一遍同樣工作的機器人
夢想團隊的早晨，從閱讀交接筆記開始。前一天收工的機器人留下筆記，隔天的機器人讀完後接手工作。但有一陣子，奇怪的事一直重複發生：已經完成的圖文貼文翻譯，隔天早上又被重新做了一份。
原因是筆記裡只有「待辦」
筆記裡只寫了「剩下的待辦」，「已完成的工作」完全沒有記錄。對機器人來說，清單上沒有的事，到底是做完了還是漏掉了，根本無從判斷。它選擇了「有疑問就重做」這條最保險的路。再加上 Windows 設備和 Mac mini 共用同一個資料夾，有時相似的成品還會疊在一起。
修正只花了一行
我們在筆記最上方加了這一行：
不要動：昨天已完成的 3 件事（含檔名）
給機器人的指示也很短：「這裡寫的不要重做，有疑問先問我。」光是這樣就夠了。
統計兩週的結果
• 重做已完成工作的次數：每週 6 次 → 每週 1 次
• 剩下的那 1 次，是寫筆記的機器人把檔名寫錯了
• 所以我們改成檔名不再手動輸入，而是複製貼上
學到的事
人也好，機器人也好，只拿到「該做的事」清單，就得去猜「已經做過的事」。猜測偶爾會錯，錯的猜測就變成重複作業。交接時，除了剩下的事，也把完成的事寫下來，早晨會安靜許多。下一個小實驗，是在筆記最下方加一行「今天新發現的事」。