每封信都附五個檔案
寄 B2B 商務信時，我總是一次附上型錄 PDF、規格表、認證照片、包裝說明和聯絡名片。我以為這樣看起來比較用心。可是海外窗口常常回覆「附件打不開」「檔案太大被擋住了」。
Before
• 附件 5 個，合計約 18MB
• 第一封回信平均要兩天
• 十封信裡有三、四封會被要求「請再寄一次檔案」
改了什麼
在 Windows 裝置上用 Claude Code 產生信件草稿的機器人，我只給它一條規則。
附件最多 1 個，其餘整合成一行共享連結。
Mac mini 這邊的機器人負責整理資料夾並產生單一連結，草稿機器人只在信末加一行「資料集合：連結」。規則越短，機器人越不會迷路。
After
• 附件 0 到 1 個，內文一行連結
• 第一封回信平均半天
• 十封信裡重複索取不到一封
意外的發現
收件人變輕鬆是意料之中，沒想到後續信件的時機也更好抓。只要看到對方開過連結，我就能把下一次聯絡提早一天寄出。
當然也出過錯。最初幾天我沒有把共享權限設成「知道連結的人可檢視」，結果連結打不開，那三封信只好重寄。現在發送前的檢查清單多了一行：確認權限。
今天的小筆記
用心不在於檔案數量，而在於對方能不能馬上打開。一條小規則，就把來回的時間縮短了不少。