每封邮件都附五个文件
发 B2B 商务邮件时，我总是一次附上目录 PDF、规格表、认证照片、包装说明和联系名片。我以为这样显得更用心。可是海外对接人经常回复「附件打不开」「文件太大被拦住了」。
Before
• 附件 5 个，合计约 18MB
• 第一封回信平均要两天
• 十封邮件里有三四封会被要求「请再发一次文件」
改了什么
在 Windows 设备上用 Claude Code 生成邮件草稿的机器人，我只给了它一条规则。
附件最多 1 个，其余整合成一行共享链接。
Mac mini 这边的机器人负责整理文件夹并生成唯一链接，草稿机器人只在邮件末尾加一行「资料合集：链接」。规则越短，机器人越不容易迷路。
After
• 附件 0 到 1 个，正文一行链接
• 第一封回信平均半天
• 十封邮件里重复索取不到一封
意外的发现
收件人变轻松在意料之中，没想到后续邮件的时机也更好把握。只要看到对方打开过链接，我就能把下一次联系提前一天发出。
当然也出过错。最初几天我没有把共享权限设成「知道链接的人可查看」，结果链接打不开，那三封邮件只好重发。现在发送前的检查清单多了一行：确认权限。
今天的小笔记
用心不在于文件数量，而在于对方能不能马上打开。一条小规则，就把往返时间缩短了不少。