메일마다 첨부가 다섯 개였다
B2B 비즈니스 메일을 보낼 때 카탈로그 PDF, 사양표, 인증서 사진, 포장 안내, 연락처 카드를 늘 한꺼번에 붙였습니다. 성의 있어 보인다고 믿었거든요. 그런데 해외 담당자에게서 「첨부가 안 열려요」「용량이 커서 막혔어요」 같은 답이 자주 돌아왔습니다.
Before
• 첨부 5개, 합계 약 18MB
• 첫 답장까지 평균 이틀
• 「파일 다시 보내주세요」 재요청이 열 통 중 서너 통
바꾼 것
윈도우 디바이스에서 Claude Code로 메일 초안을 만드는 봇에게 규칙을 한 줄 줬습니다.
첨부는 최대 1개, 나머지는 공유 링크 한 줄로 묶는다.
맥미니 쪽 봇은 자료 폴더를 정리해 링크를 하나로 만들고, 초안 봇은 본문 끝에 「자료 모음: 링크」 한 줄만 넣습니다. 규칙은 짧을수록 봇이 덜 헤맸습니다.
After
• 첨부 0~1개, 본문 링크 1줄
• 첫 답장까지 평균 반나절
• 재요청은 열 통 중 한 통 아래
의외의 발견
받는 사람이 훨씬 편해진 것은 예상했지만, 후속 메일 타이밍을 잡기도 쉬워졌습니다. 링크를 열어 본 흔적이 보이면 그다음 연락을 하루 이르게 보낼 수 있었거든요.
물론 실수도 있었습니다. 처음 며칠은 공유 권한을 「링크가 있는 사용자 보기」로 바꾸지 않아 링크가 열리지 않았고, 그 메일 세 통은 다시 보내야 했습니다. 이제는 발송 전 체크 항목에 권한 확인을 한 줄 넣어 두었습니다.
오늘의 메모
성의는 파일 개수가 아니라 상대가 바로 열 수 있느냐에서 나옵니다. 작은 규칙 하나가 왕복 시간을 꽤 크게 줄였습니다.