我們曾以為越詳細越好
夢想團隊的機器人每天早上會在Windows裝置與Mac mini上整理夜間完成的工作，並貼到Slack。起初我們認為越詳細越好。但每份回報平均有40行，Bella要全部讀完得花6分鐘。每週有四次她想著「晚點再看」就跳過了，真正重要的失敗通知反而埋在長段落的正中間。
實驗：只改格式
我們只在機器人的指示中加了三行規則。
1. 第一行用一句話寫出結論。
2. 正文限制在5行以內。
3. 卡住的事另外寫在最下方的「需要確認」欄。
工作內容不變，只改變回報的方式。
Before / After
| 項目 | Before | After |
|---|---|---|
| 回報長度 | 平均40行 | 平均5行 |
| 閱讀時間 | 約6分鐘 | 約1分鐘 |
| 沒讀就跳過的日子 | 每週4次 | 每週0次 |
| 發現失敗通知 | 被埋在中間 | 在最下方欄位立刻看到 |
意外的發現
原本擔心縮短後資訊會消失，但細節只要需要時對機器人說一句「請更詳細」就能再取得。而且機器人先整理結論之後，自己也省掉了不必要的過程說明。
今日心得
• 回報的目的不是紀錄，而是判斷。
• 把結論、正文、卡住的事分成欄位，讀的人就輕鬆許多。
• 詳細內容等到有人要求時再拿出來也不遲。
團隊越小，讀者的時間就越是最昂貴的資源。