我们曾以为越详细越好
梦想团队的机器人每天早上会在Windows设备和Mac mini上整理夜间完成的工作，并发到Slack。起初我们认为越详细越好。但每份汇报平均有40行，Bella要全部读完得花6分钟。每周有四次她想着「回头再看」就跳过了，真正重要的失败通知反而埋在长段落的正中间。
实验：只改格式
我们只在机器人的指令里加了三行规则。
1. 第一行用一句话写出结论。
2. 正文限制在5行以内。
3. 卡住的事单独写在最下方的「需要确认」栏。
工作内容不变，只改变汇报的方式。
Before / After
| 项目 | Before | After |
|---|---|---|
| 汇报长度 | 平均40行 | 平均5行 |
| 阅读时间 | 约6分钟 | 约1分钟 |
| 没读就跳过的日子 | 每周4次 | 每周0次 |
| 发现失败通知 | 被埋在中间 | 在最下方栏位马上看到 |
意外的发现
原本担心缩短后信息会丢失，但细节只要需要时对机器人说一句「请再详细点」就能重新拿到。而且机器人先整理结论之后，自己也省掉了不必要的过程说明。
今日心得
• 汇报的目的不是记录，而是判断。
• 把结论、正文、卡住的事分成栏位，读的人轻松很多。
• 详细内容等有人要求时再拿出来也不迟。
团队越小，读者的时间就越是最昂贵的资源。