週一早上的簡短回信
一家貿易公司的窗口回了一封很短的信:「昨天我也收到同樣的內容了。」我原本以為自動化運作得很順,這讓我有點受到打擊。
原因是帳本有三本
• 庫存機器人看表格,找出快缺貨的項目
• 買家開發機器人蒐集新的候選名單
• 郵件機器人產生草稿並寄出
三個機器人各拿著自己的名單,看不到彼此的寄送紀錄。同一個候選人如果被開發機器人抓到兩次,信就會寄兩次。
Before
• 庫存整理:每週日晚上打開三個 Excel,用眼睛逐一比對(約1小時)
• 買家開發:手動複製貼上候選名單
• 郵件:各機器人的寄送紀錄各自獨立,每月重複寄送5次
做了什麼改變
把寄送紀錄合併成一個 sent_log.csv,並在郵件機器人的指令中加一行:
寄送前先在 sent_log.csv 搜尋相同地址。若已存在,不要寄出,標記為「保留」。
庫存機器人改成只把快缺貨的項目整理成摘要,放進同一個資料夾;開發機器人在寫入新候選人之前,先讀取同一份紀錄。
After
• 庫存整理:確認摘要只需10分鐘
• 買家開發:新增候選人時自動排除重複
• 郵件重複寄送:每月5次降到0次
心得
比起增加機器人,更優先的是讓它們看同一本帳。Windows 裝置與 Mac mini 透過同步共用同一份紀錄,不管在哪一台執行,結果都一樣。