周一早上的简短回信
一家贸易公司的对接人回了一封很短的信:「昨天我也收到同样的内容了。」我原本以为自动化运转得很顺,这让我有点受打击。
原因是账本有三本
• 库存机器人看表格,找出快缺货的项目
• 买家开发机器人收集新的候选名单
• 邮件机器人生成草稿并发出
三个机器人各拿着自己的名单,看不到彼此的发送记录。同一个候选人如果被开发机器人抓到两次,邮件就会发两次。
Before
• 库存整理:每周日晚上打开三个 Excel,靠眼睛逐一核对(约1小时)
• 买家开发:手动复制粘贴候选名单
• 邮件:各机器人的发送记录各自独立,每月重复发送5次
做了什么改变
把发送记录合并成一个 sent_log.csv,并在邮件机器人的指令里加一行:
发送前先在 sent_log.csv 中查找相同地址。若已存在,不要发出,标记为「暂缓」。
库存机器人改为只把快缺货的项目整理成摘要,放进同一个文件夹;开发机器人在写入新候选人之前,先读取同一份记录。
After
• 库存整理:查看摘要只需10分钟
• 买家开发:新增候选人时自动排除重复
• 邮件重复发送:每月5次降到0次
心得
比起增加机器人,更优先的是让它们看同一本账。Windows 设备与 Mac mini 通过同步共用同一份记录,无论在哪一台运行,结果都一样。