월요일 아침의 짧은 답장
한 무역회사 담당자에게서 짧은 답장이 왔다. 「어제도 같은 내용을 받았는데요.」 자동화가 잘 돌고 있다고 믿던 터라 작은 충격이었다.
원인은 장부가 세 개였던 것
• 재고 봇은 시트를 보고 품절 임박 항목을 찾는다
• 바이어 발굴 봇은 새 후보를 모은다
• 메일 봇은 초안을 만들어 보낸다
세 봇이 각자 명단을 들고 있었고, 서로의 발송 기록을 보지 못했다. 같은 후보가 발굴 봇에 두 번 잡히면 메일도 두 번 나갔다.
Before
• 재고 정리: 매주 일요일 밤 엑셀 세 개를 열어 눈으로 대조 (약 1시간)
• 바이어 발굴: 후보 명단을 복사해 붙이는 수작업
• 메일: 발송 기록이 봇마다 따로라 중복 발송이 월 5번
바꾼 것
발송 기록을 sent_log.csv 하나로 합치고, 메일 봇 지시문에 한 줄을 넣었다.
발송 전에 sent_log.csv에서 같은 주소를 찾는다. 있으면 보내지 말고 「보류」로 표시한다.
재고 봇은 품절 임박 항목만 요약해 같은 폴더에 남기게 했고, 발굴 봇은 새 후보를 적기 전에 같은 로그를 먼저 읽게 했다.
After
• 재고 정리: 요약본 확인 10분으로 단축
• 바이어 발굴: 후보를 추가할 때 중복이 자동으로 빠짐
• 메일 중복 발송: 월 5번에서 0번
배운 점
봇을 더 늘리는 것보다 봇들이 같은 장부를 보게 하는 일이 먼저였다. 윈도우 디바이스와 맥미니가 같은 로그를 동기화로 나눠 쓰니, 어느 쪽에서 돌려도 결과가 같았다.