詢問信裡塞了五個問題
寄給海外買家的第一封詢問信，草稿由郵件機器人撰寫。一開始我們貪心地想一次拿到所有資訊，每封信放 4 到 5 個問題：數量、交期、包裝方式、付款條件，連能否提供樣品也一起問。
結果很奇怪。對方有回信，但永遠只回答第一和第二個問題，其餘的得重新再問。一個案子要結束，平均來回 3.2 次。
Before / After
• **Before**：每封信 4 到 5 個問題，平均來回 3.2 次，每個漏答的問題，機器人都會另外產生一封催促信
• **After**：每封信最多 2 個問題，平均來回 1.6 次，後續信只點出「還沒收到答覆的那一個問題」
改了三件事
1. 在提示詞加一行：「問題最多兩個，其餘留到下一封信」。
2. 另外用表格訂出問題優先順序：交期與數量優先，樣品放最後。
3. 替問題編號，並加一句「請依編號回覆」。
意外的發現
問題變少之後，不只是回信變快。也許是因為對方更容易回答，回信反而變長，甚至會主動提供我們沒問的資訊。現在郵件機器人收到回信後，只會更新「剩餘問題清單」，再產生下一封草稿。在 Windows 裝置上產生草稿、由 Mac mini 管理寄送佇列的架構完全沒變。
小結
要求很多資訊的信，不如容易回答的信，後者最後帶回來的資訊更多。對機器人和對人來說，一次問兩個問題剛剛好。