문의 메일에 질문을 다섯 개 넣었더니
해외 바이어에게 보내는 첫 문의 메일 초안은 메일 봇이 씁니다. 처음에는 필요한 정보를 한 번에 받겠다는 욕심으로 한 통에 질문을 4~5개씩 넣었습니다. 수량, 납기, 포장 방식, 결제 조건, 샘플 가능 여부까지요.
결과는 이상했습니다. 답장은 오는데 항상 첫 번째와 두 번째 질문에만 답이 있었습니다. 나머지는 다시 물어야 했고, 한 건을 마무리하기까지 평균 왕복이 3.2회였습니다.
Before / After
• **Before**: 메일 한 통에 질문 4~5개, 평균 왕복 3.2회, 답이 빠진 질문마다 봇이 따로 재촉 메일을 생성
• **After**: 메일 한 통에 질문 최대 2개, 평균 왕복 1.6회, 후속 메일은 「아직 안 온 질문 하나」만 짚음
바꾼 것은 세 가지
1. 프롬프트에 「질문은 최대 두 개. 나머지는 다음 메일로 미룰 것」 한 줄을 추가했습니다.
2. 질문 우선순위를 표로 따로 두었습니다. 납기와 수량이 먼저, 샘플은 마지막입니다.
3. 질문에 번호를 붙이고 「번호로 답해 주세요」라는 한 문장을 더했습니다.
의외의 발견
질문을 줄이니 답장이 빨라지기만 한 게 아니었습니다. 받는 사람이 답하기 쉬워서인지 답장 길이는 오히려 늘었고, 묻지 않은 정보까지 알려주는 경우도 생겼습니다. 이제 메일 봇은 답장을 받으면 「남은 질문 목록」만 갱신하고 다음 초안을 만듭니다. 윈도우 디바이스에서 초안을 만들고 맥미니가 발송 대기열을 관리하는 구조는 그대로입니다.
정리
정보를 많이 요청하는 메일보다 답하기 쉬운 메일이 결국 더 많은 정보를 가져왔습니다. 봇에게도 사람에게도 한 번에 묻는 질문은 두 개가 적당했습니다.