問題很簡單
每天早上，買家寄來的訂單 PDF 檔案都會到達郵件。裡面混著商品代碼、數量、交貨日期，得由某個人一個一個讀取並輸入到 Google Sheets。容易出錯，也很耗時。
「能不能把這個自動化」的想法就此而生。
Claude Code + Google Sheets 組合的威力
第 1 步：設定 PDF 檔案上傳資料夾
在 Google Drive 建立了「Orders」資料夾。把買家郵件附件的 PDF 自動移到這個資料夾，或手動拖拽上傳。
Google Drive/Orders/
├── buyer_A_2025_01_15.pdf
├── buyer_B_2025_01_15.pdf
└── buyer_C_2025_01_15.pdf
第 2 步：在 Claude Code 中撰寫 PDF 讀取提示詞
打開 Claude Code，輸入簡單的提示詞：
「從 Google Drive 的 Orders 資料夾讀取最新 PDF。
在 PDF 中找到商品代碼、數量、交貨日期，
按以下格式整理：
• 商品代碼
• 訂單數量
• 要求交貨日期
• 買家名稱」
Claude Code 能處理 PDF 的圖像，所以掃描本或混有手寫字的 PDF 也能讀取。
第 3 步：自動資料輸入和庫存扣除
Claude Code 提取的資料透過 Google Sheets API 自動輸入，同時執行扣除庫存數量的公式。
Google Sheets 庫存資訊表：
| 商品代碼 | 現有庫存 | 變更前 | 變更後 |
|--------|--------|--------|--------|
| SKU-001 | 150 | 150 | 130 |
| SKU-002 | 200 | 200 | 175 |
執行流程：
1. 讀取 PDF → 偵測 SKU-001 訂單 20 個
2. 查詢 Google Sheets 庫存 → SKU-001 目前 150 個
3. 自動計算 → 150 - 20 = 130
4. 立即更新表單
第 4 步：設定通知
如果庫存不足，就透過 Slack 或郵件發送通知。
Claude Code 提示詞：
「如果訂單數量超過現有庫存，
標記為『庫存不足』
並透過 Slack Webhook 發送通知」
實際效果
• **節省時間**：原本處理 5 個 PDF 需要 30 分鐘，現在自動完成只需 2 分鐘。
• **減少錯誤**：手動輸入時每月出現 2~3 次數量輸入錯誤，自動化後變成 0 次。
• **庫存穩定性**：因為庫存即時更新，消除了超售風險。
注意事項
1. **PDF 格式要一致**：如果買家的 PDF 版面差異很大，Claude Code 可能會困惑。最好向買家提供「請按這個樣式發送訂單書」的指引。
2. **記憶體超限**：一次要處理數十個 PDF 時，可能會觸及 Claude Code 的 Token 限制。安全做法是每天只處理一批(5~10 個)。
3. **權限設定**：要清楚設定 Google Drive 和 Google Sheets 的存取權限。Windows 裝置必須用 Google 帳戶登入才能自動認證。
下一步
這個流程穩定下來後，現在想自動生成「出貨準備清單」。讀取 PDF 資料後，自動產生撿貨清單(picking list)並發送給倉庫團隊。計畫在 Claude Code 中新增這項功能。
一個小實驗疊加一個小實驗，整個團隊的工作在無聲中改變著。