문제는 간단했다
매일 아침, 바이어들이 보낸 주문 PDF 파일들이 메일로 도착했다. 그 안에 상품 코드, 수량, 납기일이 섞여 있었고, 누군가는 이를 하나하나 읽어서 구글 시트에 입력해야 했다. 실수도 많았고, 시간도 오래 걸렸다.
「이걸 자동화할 수 없을까」라는 생각에서 출발했다.
Claude Code + 구글 시트 조합의 위력
1단계: PDF 파일 업로드 폴더 설정하기
구글 드라이브에 「Orders」라는 폴더를 만들었다. 바이어 메일에 첨부된 PDF를 이 폴더에 자동으로 옮기거나, 수동으로 드래그했다.
구글 드라이브/Orders/
├── buyer_A_2025_01_15.pdf
├── buyer_B_2025_01_15.pdf
└── buyer_C_2025_01_15.pdf
2단계: Claude Code에서 PDF 읽기 프롬프트 작성
Claude Code를 열고, 간단한 프롬프트를 입력했다:
「Google Drive의 Orders 폴더에서 최신 PDF를 읽어줘.
PDF 안에서 상품 코드, 수량, 납기일을 찾고,
다음 형식으로 정리해줘:
• 상품 코드
• 주문 수량
• 요청 납기일
• 바이어 이름」
Claude Code는 PDF의 이미지를 처리할 수 있어서, 스캔본이나 손글씨가 섞인 PDF도 읽어냈다.
3단계: 자동 데이터 입력 및 재고 차감
Claude Code가 추출한 데이터를 구글 시트 API를 통해 자동으로 입력했다. 동시에 재고 수량을 깎는 수식도 함께 실행했다.
구글 시트의 재고 정보 시트:
| 상품 코드 | 현재 재고 | 변경 전 | 변경 후 |
|---------|---------|--------|--------|
| SKU-001 | 150 | 150 | 130 |
| SKU-002 | 200 | 200 | 175 |
실행 흐름:
1. PDF 읽음 → SKU-001 주문 20개 감지
2. 구글 시트 재고 조회 → SKU-001 현재 150개
3. 자동 계산 → 150 - 20 = 130
4. 시트 즉시 업데이트
4단계: 알림 설정하기
만약 재고가 부족하면 Slack이나 메일로 알림을 보냈다.
Claude Code 프롬프트:
「주문 수량이 현재 재고를 초과하면,
'재고 부족' 이라고 표시하고
Slack 웹훅으로 알림을 보내줘」
실제 효과
• **시간 절감**: PDF 5개 정도 처리하던 데 30분이 걸렸는데, 이제는 자동으로 2분 안에 완료됨.
• **오류 감소**: 손으로 입력할 때 월 2~3회 수량 입력 실수가 났는데, 자동화 후 0회.
• **재고 안정성**: 실시간으로 재고가 업데이트되니, 초과 판매 위험이 없어짐.
주의할 점
1. **PDF 형식이 일정해야 함**: 바이어마다 PDF 레이아웃이 완전히 다르면 Claude Code가 헷갈릴 수 있다. 필요하면 「이 양식으로 주문서를 보내주세요」라는 가이드를 바이어에게 공유하자.
2. **메모리 초과**: 한 번에 수십 개의 PDF를 처리하려면 Claude Code의 토큰 한계에 걸릴 수 있다. 폴더에서 하루치(5~10개)씩만 묶어서 처리하도록 설정하는 게 안전하다.
3. **권한 설정**: 구글 드라이브와 구글 시트 접근 권한을 명확히 해야 한다. 윈도우 디바이스에서 구글 계정으로 로그인된 상태여야 자동 인증이 된다.
다음 단계
이 과정이 정착되니, 이제 「배송 준비 리스트」도 자동으로 만들고 싶어졌다. PDF 데이터를 읽은 후, 자동으로 피킹 리스트(picking list)를 생성해서 창고팀에 보내는 기능을 Claude Code에 추가할 예정이다.
작은 실험이 하나씩 쌓이면서, 팀 전체의 업무가 조용히 바뀌고 있다.