问题很简单
每天早上，买家寄来的订单 PDF 文件都会到达邮件。里面混着商品代码、数量、交货日期，得由某个人一个一个读取并输入到 Google Sheets。容易出错，也很耗时。
「能不能把这个自动化」的想法就此而生。
Claude Code + Google Sheets 组合的威力
第 1 步：设定 PDF 文件上传文件夹
在 Google Drive 建立了「Orders」文件夹。把买家邮件附件的 PDF 自动移到这个文件夹，或手动拖拽上传。
Google Drive/Orders/
├── buyer_A_2025_01_15.pdf
├── buyer_B_2025_01_15.pdf
└── buyer_C_2025_01_15.pdf
第 2 步：在 Claude Code 中撰写 PDF 读取提示词
打开 Claude Code，输入简单的提示词：
「从 Google Drive 的 Orders 文件夹读取最新 PDF。
在 PDF 中找到商品代码、数量、交货日期，
按以下格式整理：
• 商品代码
• 订单数量
• 要求交货日期
• 买家名称」
Claude Code 能处理 PDF 的图像，所以扫描本或混有手写字的 PDF 也能读取。
第 3 步：自动数据输入和库存扣除
Claude Code 提取的数据通过 Google Sheets API 自动输入，同时执行扣除库存数量的公式。
Google Sheets 库存信息表：
| 商品代码 | 现有库存 | 变更前 | 变更后 |
|---------|---------|--------|--------|
| SKU-001 | 150 | 150 | 130 |
| SKU-002 | 200 | 200 | 175 |
执行流程：
1. 读取 PDF → 侦测 SKU-001 订单 20 个
2. 查询 Google Sheets 库存 → SKU-001 目前 150 个
3. 自动计算 → 150 - 20 = 130
4. 立即更新表单
第 4 步：设定通知
如果库存不足，就通过 Slack 或邮件发送通知。
Claude Code 提示词：
「如果订单数量超过现有库存，
标记为『库存不足』
并通过 Slack Webhook 发送通知」
实际效果
• **节省时间**：原本处理 5 个 PDF 需要 30 分钟，现在自动完成只需 2 分钟。
• **减少错误**：手动输入时每月出现 2~3 次数量输入错误，自动化后变成 0 次。
• **库存稳定性**：因为库存即时更新，消除了超售风险。
注意事项
1. **PDF 格式要一致**：如果买家的 PDF 版面差异很大，Claude Code 可能会困惑。最好向买家提供「请按这个样式发送订单书」的指引。
2. **内存超限**：一次要处理数十个 PDF 时，可能会触及 Claude Code 的 Token 限制。安全做法是每天只处理一批(5~10 个)。
3. **权限设定**：要清楚设定 Google Drive 和 Google Sheets 的访问权限。Windows 设备必须用 Google 账户登入才能自动认证。
下一步
这个流程稳定下来后，现在想自动生成「出货准备清单」。读取 PDF 数据后，自动产生拣货清单(picking list)并发送给仓库团队。计划在 Claude Code 中新增这项功能。
一个小实验叠加一个小实验，整个团队的工作在无声中改变着。