問題:每週五的惡夢
每到週四下午,我們的心情就會緊張起來。在一個進行 B2B 業務的小團隊裡,每週五都會重複相同的錯誤。交期已過但仍未處理的訂單存在,買家們的投訴郵件會紛紛而至。
「啊,又漏掉了。」有人逐行查看 Excel 表格,另一人翻找郵件追蹤交期狀況。每週超過 2 小時被消耗在這個循環中。
實驗:Windows 設備加上 Claude Code 的結合
「這個過程能否自動化呢?」從這個問題開始了。
第一次嘗試是在 Google 試算表中加入簡單的「IF」語句和「TODAY()」函數:
=IF(AND(D2<TODAY(), F2="未處理"), "⚠️ 延遲", "")
僅搭配色彩強調功能,逾期的未處理訂單就一眼可見。但我們仍需按買家、按產品手動排序優先順序。
接下來才是關鍵。我們利用 Claude Code 讀取 Google 試算表數據,自動進行以下分類:
• 交期在今日起 7 天內:「緊急」
• 已逾期:「立即處理」
• 買家等級加訂單金額組合:計算「優先度分數」
Before/After
Before
• 每週五 2 小時的手動檢查及 Excel 排序
• 月均漏掉 3-5 筆訂單
• 買家投訴回應時間每週 2-3 小時
• 員工壓力級別高
After
• Google 試算表自動排序的優先清單(每日上午 7 時更新)
• 漏掉訂單 0 筆(連續 1 個月)
• 買家詢問時立即回應
• 員工專注於郵件回覆和庫存檢查
最令人驚喜的時刻
Claude Code 在分析訂單時發現了預想外的模式。某位買家總是在週三下單,而我們的團隊在週四下午才處理,導致在對方時區已經成了「延遲」。時差造就的問題。
根據 Claude Code 的分析結果,我們將流程提前至週三中午,該買家的投訴完全消失了。
小團隊學到的事
AI 不會自動解決一切,但它會精確識別人應該做的 90% 的工作。剩下 10% 就變得快得多。而現在那 10% 不再是「處理投訴」,而是「強化客戶關係」。
我們夢想團隊的理念是:「自動化不是消除工作,而是將人的時間還給人,讓人能以更人性的方式使用它。」