Before(之前): 用手逐一分類的收件箱
每天早上都有一項固定的儀式。打開郵箱,瀏覽100多封電郵,用眼睛將它們分類為「緊急」、「待處理」、「參考」。來自同一買家的重複詢問寫成一行,新貿易夥伴的提案複製到另一個記事本,運輸相關的公告貼到別的地方。
相同的內容複製多次,這種重複工作每天就要花費30分鐘到1小時。
特別是外國買家的電郵,主題往往不明確,必須讀完整個內容才能判斷優先級。久而久之,有時會遺漏重要的郵件。
After(之後): 機器人代替分類
第一步: 電郵收集自動化
第一個變化是透過Gmail API自動獲取郵件。向Claude Code提出以下要求:
要求事項:
• 自動收集Gmail中過去24小時的未讀郵件
• 提取發件人地址、主旨、正文預覽
• 實時記錄到Google試算表
3天內基本框架就完成了。不再需要手動複製郵件了。
第二步: 添加智能分類規則
第二個是分類邏輯。向Claude Code教導買家電郵的模式。
| 分類 | 判斷標準 |
|------|----------|
| 「緊急」 | 包含訂單確認、數量變更、運輸問題等關鍵詞 |
| 「審查中」 | 新產品詢問、價格協商、樣品要求 |
| 「資訊」 | 商業禮儀、目錄要求、一般查詢 |
機器人現在掃描主旨和正文的關鍵詞,自動分配類別。
第三步: 優先級評分
超越簡單的分類,開始自動分配優先級。規則如下:
• 現有交易夥伴的訂單變更: 9分
• 新買家的大量詢問: 8分
• 重複的價格談判: 6分
• 一般問候: 2分
結果
之前: 每天30分鐘手動作業
之後: 早上7時自動完成,只需確認按優先級排列的試算表
最令人驚訝的是,機器人開始記住特定買家的「回應模式」。總是在週一早上詢問的交易夥伴,期望在兩天內回覆的買家等,都開始被自動識別並記錄在備註中。
從小失敗中學習
最初時,所有電郵都用相同的權重處理,導致無法區分同一主題的重複郵件。向Claude Code添加「參考過去72小時來自同一發件人的郵件」的條件後,重複郵件檢測率達到了90%。
目前的工作流程
1. 買家電郵 → Gmail(自動收集)
2. 套用分類規則 → 計算優先級分數(Claude Code)
3. 在Google試算表中完成排序(實時)
4. 移除篩選後,早上9時生成摘要報告
現在收件箱不再是壓力源。重要的郵件自動出現在最上面,其餘的按優先級逐步處理。