Before(之前): 用手逐一分类的收件箱
每天早上都有一项固定的仪式。打开邮箱,浏览100多封邮件,用眼睛将它们分类为「紧急」、「待处理」、「参考」。来自同一买家的重复询问写成一行,新贸易伙伴的提案复制到另一个记事本,运输相关的公告贴到别的地方。
相同的内容复制多次,这种重复工作每天就要花费30分钟到1小时。
特别是外国买家的邮件,主题往往不明确,必须读完整个内容才能判断优先级。久而久之,有时会遗漏重要的邮件。
After(之后): 机器人代替分类
第一步: 邮件收集自动化
第一个变化是通过Gmail API自动获取邮件。向Claude Code提出以下要求:
要求事项:
• 自动收集Gmail中过去24小时的未读邮件
• 提取发件人地址、主旨、正文预览
• 实时记录到谷歌表格
3天内基本框架就完成了。不再需要手动复制邮件了。
第二步: 添加智能分类规则
第二个是分类逻辑。向Claude Code教导买家邮件的模式。
| 分类 | 判断标准 |
|------|----------|
| 「紧急」 | 包含订单确认、数量变更、运输问题等关键词 |
| 「审查中」 | 新产品询问、价格协商、样品要求 |
| 「信息」 | 商业礼仪、目录要求、一般查询 |
机器人现在扫描主旨和正文的关键词,自动分配类别。
第三步: 优先级评分
超越简单的分类,开始自动分配优先级。规则如下:
• 现有交易伙伴的订单变更: 9分
• 新买家的大量询问: 8分
• 重复的价格谈判: 6分
• 一般问候: 2分
结果
之前: 每天30分钟手动作业
之后: 早上7时自动完成,只需确认按优先级排列的表格
最令人惊讶的是,机器人开始记住特定买家的「回应模式」。总是在周一早上询问的交易伙伴,期望在两天内回复的买家等,都开始被自动识别并记录在备注中。
从小失败中学习
最初时,所有邮件都用相同的权重处理,导致无法区分同一主题的重复邮件。向Claude Code添加「参考过去72小时来自同一发件人的邮件」的条件后,重复邮件检测率达到了90%。
目前的工作流程
1. 买家邮件 → Gmail(自动收集)
2. 套用分类规则 → 计算优先级分数(Claude Code)
3. 在谷歌表格中完成排序(实时)
4. 移除筛选后,早上9时生成摘要报告
现在收件箱不再是压力源。重要的邮件自动出现在最上面,其余的按优先级逐步处理。