問題：每天早上的檔案整理噩夢
一家貿易公司由非開發者運營的小團隊,每天都會收到數十封郵件通知與附件。需要按買家、按產品類型、按月份進行整理,但這個過程耗時太長。
「我每天早上要花 30 分鐘做這件事。人工錯誤很多,同一買家的檔案常被分散到多個資料夾。」
解決方案：Claude Code + Google Sheets 的組合
非開發者利用 Claude Code 和 Google Sheets 打造了檔案分類自動化系統。
步驟 1：檔案名稱模式分析
首先在 Google Sheets 中手動記錄了數週內收到的檔案。
檔案名稱範例：
• BUYER_ABC_Order_2024_Jan_Details.xlsx
• ProductType_Tshirt_BUYER_XYZ_Invoice.pdf
• Shipping_BUYER_ABC_2024.csv
將這些檔案名稱輸入 Claude Code,要求它自動識別並提取買家名稱、產品類型和日期。
步驟 2：在 Windows 設備上自動建立資料夾
Claude Code 根據識別的模式,自動在 Windows 環境中生成資料夾結構。
Google Sheets 中「資料夾路徑」欄位更新後,後台會自動建立資料夾。
步驟 3：檔案自動移動與名稱整理
Claude Code 每日偵測新到達的檔案,讀取檔案名稱,將其自動移動到正確的資料夾。
輸入：原始資料夾 (Downloads)
處理：檔案名稱分析 + 資料夾結構確認
輸出：移動至相應買家/產品/月份資料夾
成果：3 天內完成
初期設置花費了 3 天時間。
• 第 1 天：檔案名稱模式學習及 Claude Code 提示詞撰寫
• 第 2 天：Google Sheets 後端連接及測試
• 第 3 天：實際應用於檔案資料夾及錯誤修正
現在每天早上都會自動整理,團隊可以專注於重要工作。
「一開始擔心會很複雜,但 Claude Code 一下子就理解了,很快就完成了。」
意外發現：檔案名稱標準化
有趣的是,運營這套自動化系統時,整個團隊無意識地開始統一檔案名稱規則。每當 Claude Code 無法識別某個檔案時,團隊成員都會主動將檔案名稱修改為標準格式。
兩週後,95% 以上的檔案都能自動整理。
學到的經驗
1. **檔案名稱即資料**：結構化的檔案名稱讓 AI 更容易識別模式。
2. **小型失敗很有幫助**：不必追求完美。透過觀察失敗的檔案,可以改進規則。
3. **非開發者也可以**：Google Sheets 和 Claude Code 的組合足以應對。
下一個目標是自動摘要這些檔案內部的內容(Excel 儲存格、PDF 文字)。