问题：每天早上的文件整理噩梦
一家贸易公司由非开发者运营的小团队,每天都会收到数十封邮件通知与附件。需要按买家、按产品类型、按月份进行整理,但这个过程耗时太长。
「我每天早上要花 30 分钟做这件事。人工错误很多,同一买家的文件常被分散到多个文件夹。」
解决方案：Claude Code + Google Sheets 的组合
非开发者利用 Claude Code 和 Google Sheets 打造了文件分类自动化系统。
步骤 1：文件名称模式分析
首先在 Google Sheets 中手动记录了数周内收到的文件。
文件名称范例：
• BUYER_ABC_Order_2024_Jan_Details.xlsx
• ProductType_Tshirt_BUYER_XYZ_Invoice.pdf
• Shipping_BUYER_ABC_2024.csv
将这些文件名称输入 Claude Code,要求它自动识别并提取买家名称、产品类型和日期。
步骤 2：在 Windows 设备上自动建立文件夹
Claude Code 根据识别的模式,自动在 Windows 环境中生成文件夹结构。
Google Sheets 中「文件夹路径」栏位更新后,后台会自动建立文件夹。
步骤 3：文件自动移动与名称整理
Claude Code 每日侦测新到达的文件,读取文件名称,将其自动移动到正确的文件夹。
输入：原始文件夹 (Downloads)
处理：文件名称分析 + 文件夹结构确认
输出：移动至相应买家/产品/月份文件夹
成果：3 天内完成
初期设置花费了 3 天时间。
• 第 1 天：文件名称模式学习及 Claude Code 提示词撰写
• 第 2 天：Google Sheets 后端连接及测试
• 第 3 天：实际应用于文件文件夹及错误修正
现在每天早上都会自动整理,团队可以专注于重要工作。
「一开始担心会很复杂,但 Claude Code 一下子就理解了,很快就完成了。」
意外发现：文件名称标准化
有趣的是,运营这套自动化系统时,整个团队无意识地开始统一文件名称规则。每当 Claude Code 无法识别某个文件时,团队成员都会主动将文件名称修改为标准格式。
两周后,95% 以上的文件都能自动整理。
学到的经验
1. **文件名称即数据**：结构化的文件名称让 AI 更容易识别模式。
2. **小型失败很有帮助**：不必追求完美。通过观察失败的文件,可以改进规则。
3. **非开发者也可以**：Google Sheets 和 Claude Code 的组合足以应对。
下一个目标是自动摘要这些文件内部的内容(Excel 单元格、PDF 文字)。