Google 表單「交期追蹤」60項目，機器人開始自動發送延遲警告

之前：每個週一早上的「交期焦慮」\n\n作為非開發者的我們經營 B2B 業務，需要管理多個交易方的交期日程。Google 表單中始終有約 60 項活躍訂單，但每個週一早上都只能由某人逐一手動檢查。\n\n問題很明確：\n\n> 交期預定日期已過，卻沒有收到確認郵件的項目有嗎？\n> 這週配送有沒有被卡住？\n> 哪個交易方回覆遲緩？\n\n回答這些問題需要滾動試算表、打開計算機、翻找郵箱。這花費約 1 小時，而且經常有遺漏。\n\n## 之後：Claude Code 機器人的「自動監視」\n\n我們用 Claude Code 編寫了簡單的自動化指令碼。\n\n```plaintext\n每天上午 7 時執行的任務\n1. 讀取 Google 表單中的所有訂單項目\n2. 將今天日期與「交期預定日」欄位比較\n3. 篩選 3 天內未完成項目\n4. 透過 Slack（或郵件）發送警告\n5. 將狀態日誌記錄在另一份表單\n```\n\n結果令人驚喜：\n\n- **延遲發現速度**：60 項在 3 秒內檢查\n- **錯誤減少**：曾被人忽略的項目自動被標記\n- **回應時間縮短**：在延遲發生前 3 小時收到警告\n- **團隊心理安穩**：消除「是否遺漏了什麼」的焦慮\n\n### 機器人偵測的規則\n\n1. 交期進度追蹤\n - 預定日 3 天前：淺橙色警告\n - 預定日當天：紅色緊急\n - 預定日超期：多重警報\n\n2. 狀態別篩選\n - 「等待中」狀態超過 2 週則重新確認\n - 「已批准」卻無配送商聯絡則追蹤\n\n3. 交易方成績紀錄\n - 按月計算平均延遲時間\n - 自動標記信譽度高的交易方\n\n## 意外的發現\n\n自動化第 2 週，我們發現了有趣的規律。\n\n某個交易方總是在週四出現聯繫延遲。我們意識到該公司的負責人不在週四下班前檢查郵件。現在我們改成週三上午提前聯繫。\n\n另一個發現：機器人的「緊急警告」準確度達 98%，意味著它只挑出了實際會造成問題的項目。\n\n## 作為非開發者為何能實現\n\n我們之所以能建構這個自動化，有三個原因：\n\n1. **Claude Code 的「提問即代碼」**：只需展示表單結構，提問「能找出 3 天內的延遲項目嗎？」就能得到代碼。\n\n2. **與 Google 表單的順暢整合**：API 認證步驟也由 Claude 逐步解說。\n\n3. **漸進式改進**：初期很簡單（僅延遲警告），每隔一兩週增加一項功能（優先級排序、交易方紀錄）。\n\n## 現在的我們\n\n週一早上當 Slack 通知響起時，我們已經準備好了，因為機器人整夜在監視。\n\n這就是非開發者也能打造的「預防性自動化」的力量。