問題: 每天早上的30分鐘分類地獄
小型團隊在經營B2B業務時,每天都會收到數十個採購商查詢。需要逐一閱讀每條訊息,判斷來自哪個地區、對哪個產品類別感興趣、預期訂單規模有多大,光是這個分類過程每天就要花費30分鐘以上。
「這個過程太重複了,而且很難一致地應用判斷標準。累的時候,我會把同一個買家分類成不同的類別。」
解決: Google表單 + Claude Code的聯合
Before: 手動分類
• 每天早上打開郵件箱
• 逐一閱讀每個查詢,手工輸入Google試算表
• 眼睛判斷地區、產業類別、預算階段,再手動添加
• 有時會意外重複輸入同一個買家
• 總耗時: 約30到40分鐘
After: 自動分類
• 買家在Google表單中輸入基本資訊 (公司名、地區、感興趣的產品、預期訂單量)
• Claude Code在背景中自動讀取回應數據
• 根據預定義規則自動為輸入的資訊進行區域、產業、訂單量標籤
• Google試算表的條件格式自動啟動,每個買家行自動按類別著色
• 優先級高的(大量訂單潛力)買家標示為橙色,新興市場標示為藍色
• 如果同一公司重複提交查詢,自動添加「現有買家」標籤
• 總耗時: 約3秒 (自動完成)
具體構建過程
第一步: Google表單設計 (2小時)
我們將必填項目簡化為:
• 公司名稱
• 國家/地區 (下拉選單: 東南亞、中東、歐洲、北美等)
• 感興趣的產品類別 (提供選項)
• 預期月訂單量 (分階段選擇)
• 其他要求 (自由文本)
第二步: Claude Code自動化邏輯 (約4小時)
在Windows設備上執行Python腳本:
讀取Google表單回應數據
↓
根據地區資訊自動標籤「地區群組」
↓
根據訂單量計算「優先級」分數
↓
搜尋公司名稱檢查重複(去重)
↓
所有資訊自動輸入Google試算表指定行
↓
自動執行條件格式規則 (著色)
第三步: 條件格式 (1小時)
在Google試算表中定義規則:
• 「訂單量: 10,000以上」 → 橙色 (VIP買家)
• 「地區: 無既有交易」 → 藍色 (新市場機會)
• 「重複查詢標記: ON」 → 灰色 (已聯繫)
• 「其他要求: 緊急」 → 紅色 (立即回應)
發現的意外效果
1. 錯誤減少
分類錯誤幾乎消失了。系統應用一致的標準。
2. 回應速度飆升
可以一眼找到VIP買家 (橙色),優先撰寫回信。平均回應時間從8小時縮短到2小時。
3. 數據驅動決策
每週查看試算表儀表板時,可以發現「本週新買家集中在東南亞」這樣的模式。
4. 團隊擴展準備
沒有此自動化,每當團隊擴大時,都要花時間培訓分類標準。現在任何人打開試算表都已經是整理好的狀態。
學到的功課
成功的部分
• 有「明確的標準」後自動化會容易得多。(模糊標準AI無法判斷)
• Google表單 + Google試算表的組合讓輸入和處理自然銜接。
• 像著色這樣的視覺反饋提升了團隊的工作滿意度。
遇到的困難
• 初期買家仍習慣用Line或郵件而非表單提交。(需要加強推廣)
• 「預期訂單量」問題太詳細會讓買家感到不適。(改為分階段選擇後改善)
下一步計畫
Claude Code現在正測試自動生成回信草稿。使用「地區別問候語」+ 「類別別推薦產品」組合。完成這部分後會是另一個故事。