문제: 매일 아침의 30분 분류 지옥
작은 팀이 B2B 비즈니스를 운영하다 보면 매일 수십 개의 바이어 문의가 들어옵니다. 각 메시지를 읽고, 어느 지역에서 왔는지, 어떤 카테고리의 상품에 관심이 있는지, 대략의 주문 규모가 얼마나 될 것 같은지를 머리로 판단해서 따로 정렬하는 데만 매일 30분 이상을 써야 했습니다.
「이 과정이 너무 반복적이고, 판단 기준도 일관성 있게 적용하기 어려웠어요. 피곤할 땐 같은 바이어를 다르게 분류하기도 했거든요.」
해결: 구글 폼 + Claude Code의 연합군
Before: 수작업 분류
• 매일 아침 메일함 열기
• 각 문의를 하나씩 읽으며 수기로 구글 시트에 입력
• 지역·업종·예산 단계를 눈으로 판단해서 추가 기입
• 실수로 같은 바이어를 중복 입력하기도 함
• 총 소요 시간: 약 30~40분
After: 자동 분류
• 바이어가 구글 폼에 기본 정보 입력 (회사명, 지역, 관심 상품, 예상 주문량)
• Claude Code가 백그라운드에서 자동으로 응답 데이터를 읽음
• 입력된 정보를 미리 정의한 규칙에 따라 지역별·업종별·주문량별로 자동 태깅
• 구글 시트의 조건부 서식이 작동해 각 바이어 행이 카테고리별 색상으로 자동 칠해짐
• 우선순위가 높은 (대량 주문 가능성) 바이어는 주황색, 신규 진입 시장은 파란색으로 자동 강조
• 같은 회사에서 중복 문의하면 자동으로 「기존 바이어」 플래그 추가
• 총 소요 시간: 약 3초 (자동 처리 완료)
구체적 구축 과정
1단계: 구글 폼 설계 (2시간)
필수 항목을 단순하게 정의했습니다.
• 회사명
• 국가/지역 (드롭다운: 동남아시아, 중동, 유럽, 북미 등)
• 관심 상품 카테고리 (선택지 제공)
• 예상 월 주문량 (단계별 선택)
• 추가 요청사항 (자유 텍스트)
2단계: Claude Code 자동화 로직 (약 4시간)
윈도우 디바이스에서 Python 스크립트를 실행하도록 구성했습니다.
구글 폼 응답 데이터 읽기
↓
지역 정보로 「지역 그룹」 자동 태깅
↓
주문량 데이터로 「우선순위」 점수 계산
↓
회사명으로 기존 바이어 검색 (중복 체크)
↓
모든 정보를 구글 시트 특정 행에 자동 입력
↓
조건부 서식 규칙 자동 실행 (색상 칠하기)
3단계: 조건부 서식 (1시간)
구글 시트에 규칙을 정의했습니다.
• 「주문량: 10,000 이상」 → 주황색 (VIP 바이어)
• 「지역: 기존 거래 없음」 → 파란색 (신규 개척 기회)
• 「중복 문의 플래그: ON」 → 회색 (이미 연락함)
• 「추가 요청사항: 긴급」 → 빨간색 (즉시 대응)
발견된 예상 밖의 효과
1. 실수 감소
이제 분류 오류가 거의 없습니다. 시스템이 일관된 기준을 적용하니까요.
2. 대응 속도 급상승
VIP 바이어 (주황색)를 한눈에 찾아 우선순위 메일을 쓸 수 있게 되었습니다. 평균 대응 시간이 8시간에서 2시간으로 단축됐어요.
3. 데이터 기반 의사결정
매주 구글 시트 대시보드를 보고 「이번 주 신규 바이어는 동남아시아에서 몰렸네」 같은 패턴을 발견하게 됩니다.
4. 팀 규모 확장 준비
이 자동화가 없었다면, 팀원이 늘어날 때마다 분류 관련 교육과 검증에 시간을 써야 했을 겁니다. 이제 누구든 구글 시트를 열면 이미 정렬된 상태를 봅니다.
배운 교훈
잘된 부분
• 「정의된 기준」이 있으면 자동화가 훨씬 쉬워집니다. (모호한 기준은 AI가 판단 못 함)
• 구글 폼 + 구글 시트 조합은 입력과 처리가 자연스럽게 연결됩니다.
• 색상 칠하기처럼 시각적 피드백은 팀의 업무 만족도를 높입니다.
애로사항
• 초반에 바이어들이 폼 대신 카톡이나 이메일로 문의를 보냈습니다. (링크 홍보 강화 필요)
• 「예상 주문량」 항목을 너무 자세히 물으면 바이어가 불편해합니다. (단계별 선택으로 단순화)
다음 단계
Claude Code가 이제 회신 메일 초안까지 자동으로 생성하는 기능을 테스트 중입니다. 「지역별 인사말」 + 「카테고리별 추천 상품」 조합으로요. 이 부분이 완성되면 또 다른 이야기가 될 것 같습니다.