問題：每天同樣的問題，每天同樣的答案
由非開發者運營的小型 B2B 業務團隊，最大的煩惱是買家電郵。同樣內容的問題反覆出現。
• 「目前庫存狀況如何？」
• 「樣品配送何時可進行？」
• 「最小訂購數量是多少？」
• 「接受什麼付款方式？」
每天收到超過 100 封電郵，其中超過一半是上述 4 個問題的變體。光是回覆時間每天就需要 2 小時以上。
Before：手動分類及複製貼上
1. 電郵送達 → 手動閱讀並理解
2. 手動記錄在 Google 試算表
3. 尋找相應範本並複製
4. 回覆電郵
5. 再次確認並發送
所需時間：每封電郵平均 2 分鐘
錯誤率：約 8%(遺漏問題或重複答覆)
壓力水平：每天下午 3 點後精神崩潰
After：Google 表單 + Claude Code 的自動提問分類
第 1 階段：將 Google 表單重構為「答案倉庫」
配置實時收集買家提交的所有 Google 表單回應。
Google 表單 → Webhook → Google 試算表(實時同步)
第 2 階段：Claude Code 自動分類問題
Windows 環境中運行的簡單指令碼每 5 分鐘偵測一次新電郵。
分類標準：
• 庫存相關：「現有庫存」、「配送可行時期」
• 付款相關：「付款方式」、「價格查詢」
• 樣品相關：「樣品配送」、「樣品費用」
• 其他：不屬於上述 3 類的問題
Claude Code 分析每個問題的關鍵字，自動分配到 Google 試算表的相應欄位。同時設定優先順序。
• 🔴 緊急：新買家、大量訂購意圖明確
• 🟡 普通：既有買家、定期查詢
• 🟢 參考：拍賣網站自動郵件、可疑垃圾郵件
第 3 階段：自動生成回覆草稿
分類完成後，相應範本自動生成。
問題：「目前有藍色 M 尺寸庫存嗎？需要 100 個。」
自動生成草稿：
您好，
感謝您的查詢。
目前藍色 M 尺寸有 [庫存數量] 個可售。
訂購 100 個的預計配送日期為 [自動計算日期]。
請參考以下詳情：
• 單價：[自動反映]
• 樣品配送可行性：[是/否]
感謝您。
負責人只需在 1 秒內檢視 此草稿並發送即可。
結果：3 週後的變化
| 指標 | Before | After | 改善率 |
|------|--------|-------|--------|
| 每封郵件耗時 | 2 分鐘 | 15 秒 | 87.5% 縮短 |
| 錯誤率 | 8% | 0.3% | 96% 降低 |
| 日均工時 | 2 小時 20 分 | 20 分 | 85% 削減 |
| 買家回覆時間 | 平均 4 小時 | 平均 12 分 | 95% 縮短 |
意料之外的發現
1. **問題模式因季節而異**：Claude Code 分析資料後發現，買家在夏冬季的提問類型有所不同。基於此，可提前發送預告郵件。
2. **出現新的常見問題(FAQ)**：自動化系統將同類問題集中展示後，之前遺漏的模式變得清晰可見。可新增「運費保險」或「大量折扣條件」等新 FAQ 項目。
3. **買家個別偏好顯露**：某些買家傾向線上通訊優於郵件，某些則需詳細說明。這些偏好在自動分類過程中自然浮現。
學得的經驗
自動化的真正力量不在節省時間，而在於發現隱藏的模式。手動處理時永遠看不到的資料流向，一旦自動化便躍入眼簾。
下一步計畫基於此資料改進客戶管理策略。